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Case de planejamento e especificação IBGE

Sempre em busca de modernização e melhoria de toda a estrutura do IBGE, o Diretor-executivo Sérgio Cortês, criou o Programa de Melhoria da Qualidade Institucional. Uma das 7 demandas reconhecidas era modernizar o sistema informatizado da área administrativa.

Conversamos com o responsável por este projeto, José Guedes, para nos contar um pouco sobre esse caso.

Leia a entrevista sobre o case Basics – IBGE.

1) Qual era a demanda inicial do IBGE?
José Guedes: A demanda estava relacionada ao projeto Sistema de Informações Administrativas (SIA). O objetivo do projeto é modernizar o principal sistema informatizado da área administrativa, denominado BDA – Banco de Dados Administrativo. Apesar do sistema atual oferecer diversas funcionalidades para as áreas administrativas, tais como, recursos humanos, materiais, orçamento e finanças, convivemos com muitos pedidos de melhorias. O sistema apresenta dois problemas principais: (i) a interface pouco amigável e (ii) as informações incompletas e/ou inconsistentes. Portanto, precisávamos de uma nova interface e também de uma reestruturação da base de dados.

Sobre o problema da interface, imaginamos a criação de um portal da Diretoria-Executiva (portal da administração), moderno, baseado nos conceitos da web 2.0, transformando o desktop do servidor do IBGE na sua plataforma de trabalho, oferecendo serviços básicos como agenda, controle de tarefas, rede social entre outros desejos. Entretanto, para construir este portal sabíamos da necessidade de uma estrutura sistêmica para dar suporte ao portal. Por exemplo, se queremos implementar o controle de acesso e customizar a apresentação do portal de acordo com o perfil do colaborador, então o portal precisa conhecer quem são os colaboradores, seus papéis na instituição e em qual unidade organizacional ele trabalha. Então percebemos que precisávamos especificar quatro módulos estruturantes, para formalizar os requisitos e bancos de dados fundamentais para o funcionamento do portal e de qualquer outro novo sistema da área administrativa. Os módulos estruturantes são: protocolo de registros administrativos, pessoas (dados pessoais e funcionais), unidades organizacionais e controle de acesso.

Desta maneira, a demanda inicial era a criação do portal da Diretoria-Executiva e a especificação dos quatro módulos estruturantes. A primeira fase do Projeto SIA.

2) Como surgiu essa necessidade?
José Guedes: O Diretor-Executivo, Dr. Sérgio Côrtes, está sempre em busca da modernização e melhoria da qualidade da gestão da instituição. Foi criado por ele o Programa de Melhoria da Qualidade Institucional, composto por 7 projetos: planejamento estratégico, gestão por processos, gestão por competência, indicadores, qualidade, desenvolvimento de lideranças e finalmente, o projeto sistema de informações administrativas (SIA), este último sob minha responsabilidade.

3) Qual é a importância deste portal para o IBGE?
José Guedes: O portal vai mudar a maneira como os servidores da instituição se relacionam entre eles e com a própria Diretoria-Executiva. O portal vai disponibilizar recursos da web dentro do universo do IBGE. Acredito que o portal será uma referência para outros trabalhos similares em nossa instituição e também em outros órgãos governamentais.

4) O projeto já rendeu algum tipo de resultado para o IBGE?
José Guedes: Ainda não. Não implementamos o portal e nem os módulos estruturantes. A previsão é colocar o portal no ar em maio de 2010.

5) O que o IBGE esperava do trabalho de consultoria?
José Guedes: Criatividade! Tínhamos uma grande expectativa com relação a criação do portal, como ele seria. O resultado foi espetacular.

Esperávamos também que a consultoria captasse os desejos dos clientes da área administrativa para então planejar um portal aderente a eles.

Além disso, tínhamos a expectativa da consultoria entregar especificações consistentes dos módulos estruturantes.

6) Como o IBGE descobriu e por que decidiu procurar a Basics?
José Guedes: Nós estávamos com uma demanda na época (em 2008) que era a criação de um portal de RH. Aí o Diretor-Executivo viu uma matéria em uma revista falando sobre as qualidades de um portal de RH da Ogilvy, desenvolvido pela Basics. Fizemos uma visita para conhecer este trabalho, foi o primeiro contato com a empresa. Por conta deste trabalho convidamos a Basics para participar da licitação, é uma empresa especializada em produtos voltados para intranet e/ou internet. Ela venceu o pregão eletrônico. E fez um trabalho de altíssima qualidade.

7) Como foi o desenvolvimento da parceria de trabalho IBGE – Basics?
José Guedes: Fizemos uma licitação para construir um portal de RH, utilizando a ferramenta Joomla. A Basics foi agressiva e venceu o pregão eletrônico. O portal teve a participação dos melhores profissionais Joomla do país. O portal de RH desenvolvido para a Coordenação de RH do IBGE ficou muito bom e é largamente utilizado na instituição.

Após esse primeiro trabalho, nós convidamos a Basics para fazer um orçamento que ajudaria na formação do preço de referência de uma outra licitação, o planejamento do portal e especificação dos módulos estruturantes do SIA. Esta licitação também foi vencida pela Basics.

Foram alguns meses de trabalho envolvendo uma equipe multidisciplinar com os melhores profissionais de cada área. Trabalhar com a Basics é assim, ela contrata as maiores autoridades daquele assunto, sempre preocupada com a qualidade. O resultado foi um projeto de especificação maravilhoso, muito elogiado por todas as empresas que participaram da licitação da implementação deste portal. Acho que até que a briga para vencer esta licitação ficou mais acirrada por conta do interesse das empresas participantes em implementar um portal que certamente vai trazer impactos positivos no dia a dia dos servidores do IBGE.